Dlaczego warto poprawnie skompletować dokumenty
do biura rachunkowego

Zacznijmy od skompletowania dokumentów sprzedaży, które stanowią przychód:

• faktury sprzedaży (w tym zaliczkowe, końcowe, faktury do paragonów, oraz faktury anulowane),
• raporty z kas fiskalnych,
• paragony dotyczące uznanych reklamacji, zwrotów towarów, pomyłek, itp.,
• ewidencję sprzedaży bezrachunkowej lub dowody wewnętrzne sprzedaży (w sytuacji, gdy sprzedaż nie jest dokumentowana za pomocą kasy fiskalnej).

Zaznaczę, że przychodem do zaksięgowania są także nieodpłatne świadczenia np. użytkowanie ruchomości czy nieruchomości na podstawie umowy użyczenia (w pewnych przypadkach są to czynności objęte zwolnieniem) a także otrzymane kary umowne i odszkodowania. Informacje w tym zakresie bezwzględnie muszą być przekazywane do biura rachunkowego.

Następnie dostarczamy dokumenty potwierdzające poniesione wydatki tj.

• faktury zakupu towarów (zarówno towarów handlowych, jak i materiałów podstawowych i pomocniczych) – dokumenty te muszą być opatrzone datą i podpisem osoby, która je przyjęła;
• FV za paliwo, które bezwzględnie muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu. Jeżeli takiego numeru brak w fakturze, to należy go wpisać odręcznie;
• wszystkie wyciągi bankowe firmowe (w tym z rachunków oszczędnościowych);
• listy płac i rachunki do umów zleceń (podpisane przez pracownika/zleceniobiorcę, gdy wypłata wynagrodzenia jest w gotówce);
• oraz wszelkie inne faktury/dokumenty, jakie potwierdzają nabycie towarów i usług poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
• usługi telekomunikacyjne, opłaty leasingowe, czynsze najmu, opłaty za media (energię elektryczną, ogrzewanie, wodę, opłaty za śmieci), itp.
• ważnym aspektem prowadzonej działalności gospodarczej są wydatki poniesione na szeroko rozumiane ubezpieczenia, np. ubezpieczenie OC z racji rodzaju wykonywanej działalności, czy ubezpieczenia składników majątku. Podstawą do dokonania zapisu księgowego jest polisa ubezpieczeniowa oraz potwierdzenie jej zapłaty.
• kosztem podatkowym mogą być także wydatki poniesione na zakup wyposażenia oraz koszty remontów i serwisowania firmowych maszyn, urządzeń czy nieruchomości.

Zwracamy Państwa uwagę, iż księgowaniu podlegają zdarzenia związane, zarówno z nabyciem środków trwałych, jak i z ich wykreśleniem (sprzedaż, wycofanie na cele prywatne) czy zaprzestaniem ich użytkowania (likwidacja, złomowanie, itp.). Proszę zatem, przekazywać do biura rachunkowego nie tylko faktury zakupu środków trwałych, ale też i informacje o fakcie zaprzestania ich użytkowania.

Prosimy też o przekazywanie list obecności pracowników i ewidencji godzin wykonywanego zlecenia przez zleceniobiorców, stanowią one, bowiem podstawę do naliczenia wynagrodzeń w sposób prawidłowy.

Do biura dostarczamy również zapłaty podatków dochodowych, podatków VAT, podatków od pracowników, składek ZUS, potwierdzenia wypłat wynagrodzeń (jeśli wypłaty realizowane są przelewami), potwierdzenia zapłaty kosztów, składek ubezpieczeniowych, składek członkowskich, innych. Należy tutaj pamiętać, że niektóre rodzaje kosztów są kwalifikowane po ich zapłacie zatem wskazane jest, aby każda faktura lub inny dokument posiadał swoje potwierdzenie zapłaty.

Podkreślę, że regularne dostarczanie dokumentów pozwala na bieżąco monitorować sytuację finansową firmy i szybko reagować na ewentualne nieprawidłowości. Porządek w dokumentacji to podstawa efektywnego funkcjonowania każdej firmy. Systematyczne opisywanie dokumentów źródłowych i ich archiwizacja znacznie ułatwia pracę księgowym i minimalizuje ryzyko błędów. Cyfryzacja wkracza do każdej sfery naszego życia, w tym także do procesu dostarczania dokumentów. Nowoczesne aplikacje i platformy księgowe online pozwalają na bezpieczne i szybkie przekazywanie dokumentów księgowych. To rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale również zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych danych.